Em 2011, já no início do auge das mudanças introduzidas pelo sistema financeiro nacional, a unidade brasileira da Médicos Sem Fronteiras passou a adotar métodos automatizados de recebimento e cobrança, e o resultado tem sido bastante positivo para a entidade.
“Houve redução de custos e registramos mais agilidade no atendimento às demandas de fornecedores e das pessoas que fazem doações, tudo com mais segurança”, explica a diretora de administração e finanças de MSF-Brasil, Tatiana Zanotti.
A organização decidiu ter uma equipe interna, atualmente composta por dois profissionais no departamento financeiro, focados no contas a pagar, e outros dois lotados no departamento de captação de recursos, atuando em atividades de cobrança.
“Nossas cobranças são automatizadas e realizadas via boleto, cartão de crédito ou débito automático”, comenta Tatiana. Segundo ela, o boleto tem um tratamento especial. Embora apenas o primeiro boleto seja emitido de forma on-line, os demais são enviados impressos ao doador.
Da mesma forma, a Casa Hope, que apoia crianças com câncer e dispõe de 192 leitos, sempre um paciente e um acompanhante, também optou pelo uso de ferramentas tecnológicas a fim de economizar recursos, o que faz uma enorme diferença em tempos de crise. A implantação de cada tecnologia foi feita gradualmente, e o departamento financeiro, gerenciado internamente.
“Os processos bancários, em sua imensa maioria, são realizados pela Internet. Nossas rotinas financeiras são todas automatizadas. Utilizamos, por exemplo, Débito Direto Autorizado (DDA), boletos on-line e um sistema de ERP para o controle gerencial financeiro”, afirma a coordenadora administrativa e financeira da entidade, Maysa Hatner.
Segundo a supervisora de marketing da Casa Hope, Adriana Borges, embora a implantação de ferramentas bancárias on-line tenha algum reflexo nos gastos da instituição, ainda é difícil mensurar reduções significativas neste momento.
“Como se vê, muitas organizações sociais já têm a parte básica, e continuam buscando um modelo de automação que atenda às suas necessidades gerenciais, pois como prestam contas, precisam ter bons controles internos”, argumenta o diretor técnico da Asplan Sistemas e da Seteco Consultoria Contábil, Antonio Francisco Peroni.
Responsável por atender entidades como Abrinq, Instituto Avon, Fundação de Apoio à Universidade Federal de São Paulo, Associação Alberto Santos Dumont de Apoio à Pesquisa e Associação Maria Cecília Souto Vidigal, a Asplan Sistemas tem sido responsável por implantar ferramentas que ajudam essas instituições a gerir melhor a área financeira-contábil.
O executivo ressalta que a automação dos departamentos financeiros das organizações sociais é uma tendência irreversível que vem ajudando os gestores a direcionar seu tempo para se dedicar mais à atividade-fim da entidade. “Em até três anos, em torno de 80% das médias e das grandes instituições do Terceiro Setor já devem ter seus sistemas de cobrança e pagamento automatizados. No caso das pequenas entidades, esse processo deve demorar mais”, avalia Peroni.
Hoje, o mercado dispõe de ferramentas que podem reduzir os gastos e proporcionar mais agilidade e segurança às operações financeiras. Veja a seguir.
Sistema integrado entre os bancos brasileiros, o Débito Direto Autorizado (DDA) é uma ferramenta que permite a apresentação eletrônica dos boletos de cobrança registrada, modalidade responsável pela maior parte dos boletos de cobrança emitidos, por intermédio da qual as empresas terceirizam aos bancos a impressão e a postagem dos títulos por elas emitidos. Assim, não haverá mais o envio dos papéis desses títulos ao cliente.
Entender o DDA é muito fácil. A organização, enquanto pessoa jurídica, cadastre-se nesse sistema, que está disponível nos canais de relacionamento do banco. Após a adesão, o cliente passa a visualizar os boletos diretamente no Internet Banking ou nos caixas eletrônicos da instituição financeira, onde faz o pagamento do título.
Em funcionamento desde 10 de outubro de 2009, o DDA traz diversas vantagens. A primeira delas é a segurança, pois se elimina a possibilidade de perda ou extravio de documentos, evitando fraudes. A confidencialidade também é mantida, já que não há manuseio do boleto por terceiros, além dos bancos.
Paralelamente, aumenta-se o controle financeiro. O gestor que cuida dessa área pode visualizar, nos bancos em que se cadastrar como “sacado eletrônico”, todos os boletos da carteira de cobrança registrada em que figure como sacado/pagador, independentemente da instituição financeira emissora da cobrança.
Como tempo é dinheiro, a agilidade é outra característica do DDA, porque as cobranças chegam para o sacado eletrônico em um dia útil, contra os atuais seis dias úteis após o registro. O cliente autoriza e agenda os pagamentos diretamente nos canais de relacionamento do banco, a qualquer hora e lugar.
Além disso, uma das grandes dores de cabeça deixa de existir com o DDA – a impossibilidade do pagamento de títulos vencidos, a não ser que o cliente fosse ao banco pessoalmente ou fizesse a solicitação de uma segunda via atualizada, por telefone.
Com o Débito Direto Autorizado, não é mais preciso digitar os dados da cobrança – a linha com 47 algarismos. Basta apenas pagar. Assim, são reduzidas as chances de pagamento de uma cobrança indevida ou de um boleto adulterado.
Ambientalmente, o DDA contribui para diminuir o corte de árvores. Quando atingir seu potencial máximo de utilização, ou seja, a substituição de dois bilhões de boletos de cobrança em papel, o país economizará anualmente o equivalente a 374 mil árvores, um bilhão de litros de água e milhões de quilogramas de dióxido de carbono.
As organizações que ainda não optaram pelo DDA, mas emitem boletos em papel, continuam gastando com a emissão do documento por meio de software e com postagens via Correios. Além de poupar dinheiro com envio, a geração de boleto on-line traz agilidade, pois o doador pode recebê-lo em poucos minutos.
O primeiro passo para utilizar esse recurso é o cadastramento do usuário responsável pela administração dos recebimentos. Em seguida, devem-se cadastrar as contas que serão usadas para a cobrança, por meio de um convênio firmado com um banco.
A automação nas organizações do Terceiro Setor está chegando a patamares mais elevados. Algumas já adotaram o ERP – Enterprise Resource Planning (planejamento de recurso corporativo), que integra todos os dados em um único sistema.
Duas são as maneiras de analisar a consistência dessa poderosa ferramenta. A primeira, sob a perspectiva funcional, a partir de sistemas de finanças, contabilidade, recursos humanos, fabricação, marketing, vendas, compras, entre outros; e a segunda, sob o aspecto sistêmico – processamento de transações e de informações gerenciais e apoio à decisão.
www.asplan.com.br | www.hope.org.br | www.msf.org.br | www.seteco.com.br
