Playbook de Vendas para captação de recursos

No Terceiro Setor já é sabido que a captação de recursos não diz respeito apenas a pedir doações, mas sim a criar conexões e estabelecer parcerias sólidas. E um playbook de vendas é uma ferramenta incrível para potencializar e replicar esses resultados. Mas você já conhecia essa ferramenta?

1. O que é o playbook de vendas e por que ele é tão importante? 

O playbook de vendas é um documento que reúne todas as informações necessárias para que o time de captação execute seu trabalho de forma padronizada e eficiente. Ele pode conter scripts de abordagem, respostas para objeções comuns, etapas do processo de captação, réguas de relacionamento e diretrizes sobre os valores e princípios da organização.

Embora não seja tão comum no setor filantrópico, o playbook é ótimo para garantir que a mensagem da organização seja transmitida de forma clara e consistente. E não é algo exclusivo de grandes instituições — organizações de todos os tamanhos podem se beneficiar.

2. Padronização: consistência e sucesso

Sem um guia estruturado, cada membro da equipe acaba criando seu próprio estilo, o que pode gerar mensagens confusas e desalinhadas. Com um playbook, todos seguem o mesmo discurso e estrutura, fortalecendo a identidade da organização e facilitando o treinamento de novos colaboradores.

Imagine a seguinte situação: 

Sua organização está crescendo e você decide contratar uma nova pessoa para o time de captação de recursos. Com muita expectativa, o novo colaborador começa cheio de energia e vontade de contribuir. Agora, como será o processo de integração?

Sem um playbook:

O novo colaborador chega ao escritório e é imediatamente imerso em um mar de informações desconexas. Cada membro da equipe tem seu jeito próprio de captar doações, usando scripts diferentes, abordagens variadas e até ferramentas que não se conversam. A orientação é dada de forma oral, e a nova pessoa precisa “aprender na prática”. Resultado? Incerteza e frustração.

Na primeira ligação que faz para um potencial doador, há hesitação, não se sabe exatamente como apresentar a missão da organização ou responder às objeções mais comuns. A mensagem parece confusa e inconsistente, e o potencial doador fica com dúvidas. 

E se o resultado do contato for positivo, quais os passos que se seguem? Cadastrar no sistema, gerar recibo, avisar o Fundo, mandar buscar a doação, preparar a contrapartida que será dada ao doador etc. São tantos passos que a nova pessoa se sente perdida, sem uma direção clara, levando muito mais tempo para começar a gerar resultados e sentindo que poderia estar fazendo muito mais se tivesse orientações melhores.

Agora, com um playbook de vendas:

O cenário é completamente diferente. Já no primeiro dia, a nova pessoa recebe um guia completo e bem estruturado. Ela encontra ali scripts para ligações, e-mails e mensagens de WhatsApp, respostas para as objeções mais comuns e um passo a passo claro de como conduzir todo o processo de captação. O playbook é como um GPS que orienta cada movimento, mostrando como se conectar de maneira assertiva e genuína com potenciais doadores.

Na primeira ligação, a segurança é outra. A nova pessoa sabe exatamente como apresentar a organização, como contar a história da causa e como responder de forma confiante a cada pergunta do doador. Sabe quais etapas seguir e como direcionar a conversa para transformar interesse em doação. A sensação de saber o que está fazendo gera motivação e um sentimento de pertencimento. Em poucos dias, ela já está totalmente integrada e contribuindo para os resultados da organização.

 3. Melhoria contínua

Com um processo documentado, fica mais fácil identificar gargalos e áreas de melhoria como etapas que estão demandando muito tempo ou processos que cada um faz de um jeito. O playbook serve como ferramenta de aprendizado contínuo, permitindo que a equipe ajuste suas abordagens e se adapte a novas estratégias de forma mais rápida e eficaz.

4. Um guia flexível e adaptável. 

O Terceiro Setor está em constante evolução, e o playbook deve refletir isso. Ao ser constantemente revisado e adaptado, ele se torna uma ferramenta viva, pronta para incorporar novas práticas e se ajustar às mudanças de cenário, tendências e necessidades dos doadores.

5. Mantendo a alma do Terceiro Setor com profissionalismo

Captar recursos exige habilidades comerciais, mas isso não significa perder a essência do Terceiro Setor. O playbook equilibra essa dualidade ao reforçar a importância de valores como transparência, foco na causa e impacto social, garantindo que a abordagem permaneça humana e alinhada com a missão da organização.

6. Como implementar um playbook de vendas na sua organização?

Há alguns passos que são recomendáveis.

• Mapeie o processo atual de captação: entenda cada etapa do processo e os desafios enfrentados.
• Documente tudo: detalhe cada etapa do processo, incluindo scripts, perguntas frequentes e checklists.
• Envolva a equipe: o playbook deve ser construído em conjunto, com a contribuição daqueles que estão na linha de frente. 
• Mantenha-o atualizado: revisite e ajuste o playbook regularmente para que ele continue relevante e eficaz.
• Para cada forma de captação, deve-se fazer um playbook diferente. Exemplos: captação com pessoa física, pessoa jurídica, via leis de incentivo, via patrocínios etc.

7. O que deve conter o playbook de vendas?

Estes tópicos estão presentes em um bom playbook: 

• Perfil do cliente ideal: Descrição clara de quem é o público-alvo, incluindo detalhes como onde achar, como contatar, perfil de tomada de decisão.
• Proposta de valor: Definição do que a organização oferece e por que é relevante para o doador.
• Processo de captação: Passo a passo do processo de captação, desde a prospecção até depois do fechamento da doação/parceria.
• Scripts e modelos de comunicação: Exemplos de abordagens por e-mail, telefone ou mensagens que a equipe pode usar em diferentes etapas.
• Matriz de objeções: Lista de objeções comuns dos clientes e as melhores respostas para cada uma delas.
• Metas e indicadores: Definição das metas de captação e os principais indicadores de desempenho para acompanhar.
• Ferramentas e recursos: Lista das ferramentas de trabalho, como gestão de relacionamento com o cliente (CRM), planilhas, plataformas etc. e como utilizá-las.
• Estratégias de follow-up: Orientações sobre quando e como fazer o acompanhamento com os potenciais doadores que não fecharam a parceria no primeiro contato.

Concluindo

No fim das contas, o playbook de vendas é mais do que uma ferramenta — é um diferencial estratégico que transforma a forma como as organizações captam recursos. Ele ajuda a criar uma equipe mais alinhada, eficiente e confiante, proporcionando resultados consistentes e fortalecendo a missão social da organização.

Imagine uma equipe de captação que saiba exatamente o que dizer, como abordar e como transformar cada contato em uma parceria sólida e duradoura. Com um playbook bem estruturado, isso é possível!

Então, que tal começar a desenvolver o seu? Se sua organização quer crescer e ampliar seu impacto, este é o momento de dar um passo à frente e construir um playbook de vendas que guiará o seu time ao sucesso. Afinal, captar recursos não é apenas sobre arrecadar fundos — é sobre construir um legado!