A Contabilidade é uma ferramenta indispensável para os gestores traduzirem em números todas as atividades executadas pelas organizações do Terceiro Setor. A seguir, serão apresentados alguns procedimentos que devem ser observados pelos gestores, que não necessitam profundos conhecimentos contábeis, mas que precisam conseguir examinar o resultado contábil e entender se o que foi contabilizado no projeto está correto, e, ainda, analisar se falta entregar ou gastar o recurso irrestrito.
Tendo essa percepção, qualquer prestação de contas ou declaração que venha a ser criada, os gestores terão condições de avaliar a veracidade contábeis e questionar o profissional de Contabilidade, quando necessário.
Quando há a contratação de uma contabilidade externa, deve-se solicitar a proposta da oferta de serviços ao profissional de Contabilidade, contendo todos os detalhes de especificação, bem como o valor dos honorários, as condições de pagamento, o prazo de duração da prestação de serviços e outros elementos inerentes ao contrato. Essa proposta, quando aceita, pode ser transformada em contrato de prestação de serviços. O contrato tem a finalidade de comprovar os limites e a extensão da responsabilidade técnica, permitindo a segurança das partes e o desempenho regular das obrigações assumidas. É importante que o profissional de Contabilidade seja especializado em Terceiro Setor, tendo em vista as particularidades desse segmento.
A entidade e o contador devem estruturar o plano de contas juntos, de acordo com as necessidades da organização e de modo a evidenciar as contas o mais detalhadamente possível. É por meio desse plano que serão gerados os relatórios e livros contábeis. Um plano de contas mal estruturado não demonstrará resultados contábeis adequados às necessidades da entidade.
Cabe à entidade e ao contador estabelecer um calendário anual de fechamentos mensais, para geração das informações contábeis e financeiras, inclusive identificando as responsabilidades de ambas as partes. No caso, a entidade deve se preocupar mensalmente em:
E o contador deve comprometer-se a:
Para acompanhamento mensal, a organização social deve estabelecer reuniões para analisar as conciliações bancárias com o departamento de prestação de contas, o resultado contábil e a comparação do orçado com o realizado. O contador deve estar presente em algumas reuniões durante o ano para apresentar os resultados contábeis e as eventuais divergências, que serão avaliados, discutidos e, algumas vezes, revisados em função de alterações operacionais e estratégicas, visando à melhoria contínua dos processos e ao aprimoramento da sustentabilidade econômico-financeira da entidade.
Ao receber o balancete mensal, os gestores devem conciliar o resultado financeiro com o resultado contábil por meio do Balancete de Verificação, lembrando que, independentemente dos diversos controles em planilhas ou outros que a entidade possua, elas sempre devem ser iguais ao que consta na contabilidade.
O contador deve estabelecer uma data para a entrega de todas as Demonstrações Contábeis do período encerrado para a organização, que deverá providenciar a publicação do seu Relatório de Atividades, bem como os resultados contábeis.
Recentemente, as isenções fiscais concedidas às Organizações da Sociedade Civil passaram a ser alvo de discussão devido à necessidade do governo aumentar a arrecadação. Contudo, independentemente dessa discussão chegar ao fim, as entidades devem continuar prestando contas de suas atividades de modo transparente para a sociedade, bem como para continuarem sendo agraciadas pelo Cebas, ou mesmo para celebrar termos de colaboração e de fomento com órgãos públicos.
REFERÊNCIAS
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