O empresário contábil precisa acordar!1 É com este título que um artigo – publicado no início deste ano no site da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon) – nos fez avaliar até que ponto, de fato, a contabilidade está de olhos abertos e interagindo com a sociedade e com as mudanças que esta tem sofrido.
Como não poderia ser diferente, a Contabilidade – definida como uma ciência social aplicada – é compelida a acompanhar a evolução social, na qual as organizações cresceram, a complexidade aumentou, o governo ficou mais arrecadador e as pessoas mais exigentes e imediatistas. Essa evolução social, em grande medida, é fruto da transformação do meio em que vivemos como resultado da "revolução tecnológica" advinda do uso da internet, concomitante à evolução exponencial do hardware e do software.
Neste sentido, estamos diante de um grande desafio: contabilidade × tecnologia, lembrando que o "×" não representa um espírito de competição, mas de conciliação. A visão míope de que o ERP pode substituir o contador
A tecnologia proporciona experiências que somente quem as vivencia pode entender ou, pelo menos, tentar entender. A internet, por exemplo, comprimiu o tempo e o espaço; as redes sociais nos deixaram mais conectados e, ao mesmo tempo, mais antissociais; as locadoras de vídeo agora são virtuais; ou seja, várias mudanças econômicas, sociais, comportamentais, entre outras, nos foram impostas pela evolução crescente da tecnologia.
Nesse processo de mudança, as organizações (sejam empresas dos primeiro, segundo ou terceiro setores) passaram por um processo de "automatização" de suas rotinas e tarefas, seja na esfera comercial, operacional e/ou administrativa. Para tanto, as empresas têm buscado a utilização cada vez mais constante de ERPs (Enterprise Resource Planning ou, em português, Planejamento de Recurso Corporativo), sistemas de informação que integram todos os dados e os processos de uma organização em um único sistema.
Basicamente, um ERP possui duas visões:
Praticamente todos os módulos convergem na Contabilidade, que deve registrar os fatos respeitando a data de seu acontecimento. As integrações permitem a criação de um fluxo que começa desde a entrada de uma nota, o faturamento de um pedido e o processo produtivo, até o pagamento, o recebimento e a prestação de contas (por meio das informações prestadas ao Fisco e demais interessados).
Nesse processo, a informatização, por meio dos ERPs, permitiu diversos facilitadores, o que gerou conciliações automáticas, diminuiu o tempo de ação e aumentou a confiabilidade nas informações. Como exemplo dessa interação, citamos a troca de informações de cobrança com os principais bancos, como pagamentos a fornecedores, em que o banco lê essa informação, realiza o pagamento e retorna arquivo com status de cada pagamento. Esse arquivo de retorno é "lido" no ERP e gera conciliação financeira, bem como baixa para todos arquivos e, por consequência, alimenta as informações contábeis.
Outro benefício da tecnologia para a contabilidade está no atendimento às demandas de informações fiscais – as chamadas obrigações acessórias. Nesse sentido, a correta parametrização do ERP facilita substancialmente a geração de arquivos eletrônicos com conteúdo e forma requeridos pelo governo, em especial para o grande volume de obrigações demandadas após a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped).
Diante desses e de outros benefícios tecnológicos, as empresas têm cada vez mais investido em aparatos tecnológicos. Os dados divulgados pela 28ª Pesquisa Anual do Centro de Tecnologia de Informação Aplicada (GVcia), da Escola de Administração de Empresas de São Paulo, da Fundação Getulio Vargas (FGV EAESP), demonstram que os investimentos em Tecnologia da Informação (TI) foram aproximadamente 7,6% da receita das empresas no último triênio. Adicionalmente, a Gartner Group estima aumento de 2,9% nos investimentos globais em TI para o ano de 20172, chegando a US$ 3,5 trilhões.
Contudo, apesar dos inegáveis benefícios e da disponibilidade das empresas em realizarem investimentos constantes e vultuosos na área, temos que ter em mente que a utilização da tecnologia nas rotinas e nas tarefas organizacionais, principalmente por meio de ERPs, deve ser encarada como um projeto, haja vista que uma parametrização feita sem a presença das partes envolvidas nos processos e de quem tenha uma visão do todo (visão sistêmica) pode resultar na geração de informação inconsistente e errônea, e não cumprir o fim desejado. Em outras palavras, para utilização de um ERP deve haver planejamento, implantação, checagem e correção das não conformidades ocorridas.
O contador é peça fundamental nesse cenário, pois cabe a ele auxiliar na parametrização dos demais módulos para perfeita e hormônica integração das informações, não só para atentar ao Fisco, mas também para tomada de decisão. Afinal, para ser um sistema integrado, é preciso dar inteligência ao software, definindo quais são os inputs e os outputs esperados, como e quando a informação do "módulo A" deve chegar ao "módulo B", pois, sem essa inteligência, o ERP nada mais é que o um sistema modular fragmentado.
Assim, antes de entender de tecnologia e dos ERPs, os contadores precisam, sobretudo, ter dois conhecimentos sólidos: o primeiro e mais elementar é o conhecimento contábil, atualizando- se e compreendendo a fundo as particularidades das atividades realizadas pela organização em que ele atua, e sua interface com as normas contábeis; e o segundo é ter uma boa visão de processos e de fluxo de informação, com conhecimento de cada etapa operacional, administrativa e financeira.
Dessa forma, fica claro que o desafio da conciliação entre contabilidade × tecnologia está no entendimento de todos, em especial dos administradores das organizações e dos próprios contadores, de que a tecnologia é fundamental nos dias atuais, mas que o simples fato de implementar um ERP não é garantia de uma contabilidade irretocável. Afinal, não podemos ter uma visão míope de que o ERP é quem faz o trabalho do contador, pois, não custa lembrar, a Contabilidade surgiu muito antes dos ERPs e da internet.
1Disponível em: <http://www.fenacon.org.br/noticias/o-empresario-contabil-precisa-acordar-1398/>. Acesso em: 5 maio 2017.
2IT FORUM. Gastos com TI devem crescer 2,9% e chegar a US$ 3,5 trilhões em 2017. 21 out. 2016.
Disponível em: <http://www.itforum365.com.br/industria/cenario/gastos-com-tidevem-crescer-29-e-chegar-a-us-35-trilhoes-em-2017>.
Acesso em: 4 maio 2017.
