Vamos destacar alguns aspectos peculiares das entidades beneficentes para os quais seus gestores e administradores deverão estar sempre atentos e vigilantes. Tais orientações se aplicam à maioria das entidades do Terceiro Setor.
As entidades beneficentes são organizações do Terceiro Setor e se constituem em associações, fundações ou, ainda, organizações religiosas. Da última forma trataremos mais especificamente nos próximos artigos.
Para início de nossos comentários, apresentamos algumas diferenciações que devem ser observadas na redação do Estatuto Social. As associações possuem “associados (as)”. As organizações religiosas e as fundações possuem “membros”.
Toda entidade deve possuir controle preciso de seus associados ou membros de conformidade com sua categoria “associativa” em plena sintonia com o Estatuto Social, por exemplo, requisitos de admissão, condições, prazos, direitos e obrigações do interessado. Os associados ou membros devem ser devidamente identificados e qualificados no Livro ou fichas de associados ou membros. Vale ressaltar que detalhes e categorias dessas pessoas devem constar nessa documentação. O ideal é que o Livro ou ficha de associados ou membros seja rubricado por seu diretor presidente e, se possível, registrado em Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas. O ato jurídico de se associar ou de se integrar a uma entidade deve ser formalizado pelo próprio interessado.
Sempre que houver Assembleia Geral, todos os associados e membros presentes devem assinar o Livro ou a lista de presença. Caso haja a presença de convidados, é oportuna a assinatura também desses participantes. Se, eventualmente, na primeira chamada da Assembleia Geral não houver quórum suficiente de acordo com as exigências contidas no Estatuto Social, deverá haver duas assinaturas no Livro ou na lista de presença, caracterizando e comprovando os associados ou membros presentes na primeira e na segunda chamada. Para decisão de qualquer órgão da Entidade deve ser observado rigorosamente o quórum de associados ou membros e demais determinações previstas no Estatuto Social. Os Cartórios de Registro de Pessoas Jurídicas exigem a comprovação das presenças em Assembleia Geral por meio de listagem. O fato de haver uma lista não impede que também se tenha o Livro.
A entidade comprova sua vida, sua existência, sua gestão e suas atividades por meio de atas. As atas, além dos aspectos jurídicos e legais, também se constituem na expressão histórica da entidade. Quanto maior o número de órgãos contidos no Estatuto Social, maior a quantidade de atas que devem ser elaboradas. As atas ou o Livro de Atas, hoje, se constituem em documental de grande responsabilidade legal e administrativa. E mais, essas atas, em sua maioria, podem trazer reflexos e consequências jurídicas e contábeis.
A administração dessas entidades deve atentar para que todos os desembolsos financeiros que não se constituem em desembolsos ou despesas ordinárias sejam realizados mediante autorização do órgão competente da própria instituição. Da mesma forma, a alienação, a venda, a locação de bens móveis e imóveis e o assumir de obrigações e encargos econômicos e financeiros deve resultar em atas consoantes às disposições estatutárias. Essas atas devem ser registradas no Cartório de Registro de Pessoas Jurídicas onde está registrado o Estatuto Social. É importante destacar que as atas podem ser feitas manual ou eletronicamente. Se feitas eletronicamente, é importante que, a cada período de mandato da diretoria, seja feita a encadernação dessas atas, constituindo-se o Livro de Atas do período encadernado.
Todos os documentos de uma entidade beneficente devem ser válidos em conformidade com a lei. Assim, toda e qualquer despesa deve estar revestida de nota fiscal ou recibo, ou qualquer documento fiscal aceito de acordo com a lei. Exemplo: se a entidade compra ou vende um imóvel, a venda deve ser procedida por escritura ou por Compromisso de Compra e Venda; se a entidade compra materiais de limpeza, de escritório e outros, deve possuir a nota fiscal, fatura, duplicata, recibo ou quitação; se paga um profissional liberal, este, regra geral, é dispensado de emissão de nota fiscal de serviços, mas deve fornecer recibo revestido de todas as formalidades exigidas por lei, inclusive com eventuais retenções tributárias.
Hoje, a contabilidade é um instrumento de gestão, administração e prestação de contas. A contabilidade, conforme a lei nº 12.101/2009 e o decreto nº 7.237/2010, constitui-se em exigência fiscal e legal, além de pressuposto e condição para a Certificação de Entidade Beneficente e sua isenção tributária. Essas normas legais também estabelecem que a contabilidade deve ser elaborada em pleno atendimento aos Princípios e Normas Contábeis emanados do Conselho Federal de Contabilidade (CFC). Da contabilidade são extraídas todas as demonstrações exigidas pela maioria dos órgãos e repartições públicas. Para obtenção de empréstimos e financiamentos, a instituição necessita essencialmente da transparência. Para obter demais títulos, certificações e o reconhecimento de sua imunidade tributária e isenções, necessita essencialmente da contabilidade. Hoje, é imprescindível e indispensável a presença da auditoria externa independente para atestar a regularidade contábil e documental, bem como as demonstrações contábeis das entidades beneficentes. Por fim, vale frisar que a lei nº 12.101/09 e sua regulamentação exige a auditoria independente para certificação e isenção tributária da maioria dessas entidades.
A instituição deve estar sempre atenta ao cumprimento das obrigações tributárias acessórias. O fato de uma entidade ser imune de impostos não lhe dispensa o cumprimento das obrigações tributárias acessórias. Esse disciplinamento é previsto no Código Tributário Nacional. Exemplo: emissão de notas fiscais quando proceda a venda de produtos; emissão de notas fiscais de serviços pelo recebimento de recursos pela prestação de serviços; escrituração de livros fiscais; informações exigidas pela União, Estados e municípios.
É certo que a precisão na organização dos controles internos, a segurança e a prevenção na gestão administrativa e legal da entidade beneficente vão garantir melhores resultados no atendimento de suas finalidades institucionais e segurança na continuidade operacional.
