A admissão, demissão e exclusão de associado deve se revestir de ato jurídico perfeito, que é comprovado pelo atendimento a todas as normas legais vigentes à época. Assim, abaixo da Constituição Federal e da lei está o estatuto social, que nada mais é que a constituição da associação, a norma maior que deve disciplinar a admissão, demissão e exclusão de associados. Vale destacar que o Código Civil Brasileiro1 estabelece, sob pena de nulidade, que o estatuto das associações deve conter os requisitos à admissão, demissão e exclusão de associados.
Portanto, para a admissão, demissão e exclusão de associados devem ser observadas, rigorosamente, as normas estatutárias. Para se comprovar juridicamente o cumprimento do estatuto social, a associação deve sempre ter a ata do órgão competente, consoante às disposições estatutárias para tanto. A ata, seja da diretoria ou da assembléia geral, deve ser levada para o Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas em que o estatuto social está inscrito.
Exigências legais à exclusão de associados
De acordo com o art. 57 do Código Civil Brasileiro, a exclusão de associado só é admissível havendo justa causa, assim reconhecida em procedimento que assegure direito de defesa e de recurso, nos termos previstos no estatuto2. Todo o procedimento jurídico de exclusão de associado deve ser comprovado mediante ata devidamente registrada em cartório. As provas do procedimento de exclusão de associado devem ser comprovadas de forma inquestionável. As provas, além de documentos, serão comprovadas por meio das atas que relatam o procedimento.
Como bem salienta Sílvio de Salvo Venosa, em sua obra de direito civil3, “nenhuma decisão de exclusão de associado, ainda que o estatuto permita e ainda que decidida em assembléia geral convocada para tal fim, pode prescindir de procedimento que permita ao indigitado sócio produzir sua defesa e suas provas. O princípio, que poderia estar enfatizado nesse artigo do Código, decorre de princípios individuais e garantias constitucionais em prol do amplo direito de defesa4. Processo sumário ou defeituoso para exclusão de sócio não resistirá certamente ao exame do Poder Judiciário. Isso é verdadeiro não somente para a pena de exclusão do quadro social, que é a mais grave, mas também para as demais penalidades que podem ser impostas, como advertência, repreensão, multa ou suspensão. Para que se atenda a esse ditame, é conveniente que o estatuto preveja um procedimento específico para a aplicação de penalidades, utilizando sempre, por analogia, os direitos e as garantias da ciência processual, mormente os básicos constitucionais, quais sejam, o contraditório e a ampla defesa, com os meios e recursos a ela inerentes. Nesse diapasão, o estatuto e a lei estabelecerão sempre os limites do exercício dos direitos sociais (art. 58)”.
Falecimento de associados
Havendo falecimento de associado, a entidade deve consignar em ata o seu falecimento, dando assim, “baixa” no número de membros da associação. O número de associados é sumamente importante para a determinação do quorum legal em assembléia geral, conselho deliberativo ou de outro órgão.
Qualquer decisão da assembléia geral, do conselho deliberativo ou de qualquer outro órgão previsto no estatuto social que exija quorum determinado deve ser integralmente observada. Importante considerar que qualquer decisão tomada com número inferior de associados ao estabelecido em lei ou no estatuto social pode acarretar a nulidade dos atos praticados. Deve-se entender por norma legal, no caso em questão, as normas estatutárias, as normas previstas em lei e as contidas no Código Civil Brasileiro.
Livro ou registro de associados
Toda entidade deve ter controle adequado de seus associados, tendo em vista aspectos de direito, em especial quanto à validade dos atos jurídicos praticados e referendados pela assembléia geral ou por órgão equivalente. O controle de associados é de suma importância, tendo em vista a comprovação do quorum à realização e aprovação de atos de gestão da entidade beneficente, pela sua assembléia geral ou órgão equivalente.
A entidade deve possuir um livro ou ficha de registro de associados, que deve ser previamente registrado e rubricado pelo Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas da comarca onde a entidade beneficente tem sua sede e no mesmo cartório onde o estatuto social foi registrado, com a finalidade de revesti-lo das formalidades legais. Todas as folhas desse livro ou ficha devem ser rubricadas pelo cartório, e a inscrição de associados no livro ou ficha deve ser feita de conformidade com o disposto no estatuto social.
No livro ou ficha de registro de associados deve ser ainda anotado o ato jurídico de admissão, demissão e exclusão de associados. Como exemplo: “Admitido ou demitido de acordo com ata da assembléia geral datada de / / ”. Portanto, todo o ato jurídico referente à vida associativa do associado deve ser consignado no livro ou ficha. Também são assinaladas no livro ou ficha todas as ocorrências concernentes ao associado, desde que tenham como suporte fático uma ata, observada sempre a competência do órgão segundo o estatuto social.
Para participar da assembléia geral com os poderes previstos em estatuto social, a entidade talvez tenha que comprovar que o participante dela é efetivamente associado e se está inscrito no livro ou ficha de registro. Também para ocupar cargos de diretoria e outros, previstos em estatuto social, a entidade pode ser requerida a comprovar a condição do ocupante como associado, se assim for exigido.
Em conclusão, para não ter quaisquer aborrecimentos e questionamentos futuros, inclusive ações judiciais sob o argumento de nulidade de atos administrativos praticados, a entidade deve ser prudente em ter uma efetiva organização jurídica e administrativa, em especial aos seus associados. Hoje, os órgãos fiscalizadores do Estado (União, estado, Distrito Federal e municípios) solicitam e analisam as atas das entidades para comprovar a legalidade dos atos administrativos praticados e o respeito ao estatuto social.
1 Art. 54, inciso II, da lei nº 10.406/02 – DOU 11/1/02 – Código Civil Brasileiro.
2 Lei nº 11.127, de 28/6/05 – DOU 29/6/05.
3 Venosa, Sílvio de Salvo. Direito Civil. Editora Atlas, 2003.
4 Art. 5º, inciso LV, da Constituição Federal.
